土地家屋調査士法人・行政書士國定事務所は、岡山県岡山市にある土地家屋調査士法人・行政書士事務所である。土地家屋調査士が複数在籍し、司法書士事務所様と連携しているため、ワンストップサービスで正確かつスピード感を持った登記を強みとし、個人のお客様はもちろん、不動産仲介会社様、ハウスメーカー様との案件実績も豊富。2021年より、土地家屋調査士法人業務にてkintone導入を開始。今回は事務の田所朋子様と西尾望美様にお話を伺った。
導入事例
Case
グロースクラウド・kintone伴走支援を
導入いただいている企業様へのインタビュー
情報集約とスムーズな分業体制で脱・属人化を確立。kintoneの導入から3年で売上1.5倍を実現した事例
公開日：2025年11月26日
About
土地家屋調査士法人・行政書士國定事務所 様
kintone導入前の課題、導入を決めた理由を教えてください
kintone導入前は「事件簿」という紙の冊子と、Excelで案件を管理しており、また案件ごとに紙ファイルがありました。
案件全体の状況を把握するためにはExcel、各案件については紙ファイルを確認する必要がありました。
案件が増えるごとに紙ファイルも増えていくため、管理が複雑になっていきました。加えて、案件全体の進捗状況を一気に確認することが出来ていなかったこともあったので、システム導入の検討を始めました。
ありがとうございます。kintoneに決めた理由や決め手はありますか？
実は私が入社したときにはすでにkintoneを契約して独自でアプリを作って使っていたようですが、まだあまり活用ができていない状態でした。
そんな時に船井さんから「土地家屋調査士法人向けのkintoneのアプリパック」があると伺ってお話を聞いたところ、案件ごとの進捗管理だけでなく、全案件の進捗管理が見えるようになるとのことで導入を決めたと伺っています。
また、代表の國定は導入当初より、データベース化することで進捗把握、一括管理・集計を活用した経営を目指しており、その後スタッフが増えていく中で、組織全体の取り組みとして「分業制」「脱・属人化」をすすめていくための重要な手段として、kintoneを活用しています。
kintone導入後、社内での入力浸透や活用促進で行った取り組みについて教えてください
まず、進捗を確認するミーティングで活用しています。kintoneの画面を事務所内で見られるモニターに移して、担当チームのスタッフがモニターを見ながら定例の進捗会議を行っています。
期限の迫った案件が色分けして表示され、情報の共有に役立っています。ご依頼を受けたものを入力し、また日々自分の業務の進捗を入力することが大切になってきます。
また、レポトンの活用を進めたことが「kintoneを使うと便利になる」ということを実感でき、入力の促進につながったと思います。
導入前は、WordやExcelに直接入力をして押印書類や境界確定関連の帳票作成を行っていたのですが、レポトンを導入したことで、各業務内容をkintoneに入力してボタンを押すだけで各帳票が出力されるようになったので、非常に画期的だなと思いました。
レポトンとは？〈ソウルウェア〉
株式会社ソウルウェアが提供しているレポトンシリーズは、kintoneで管理している見積書、請求書、各種報告書などあらゆるデータをPDFやExcel形式帳票に出力するプラグインです。
雛形の設定を1度してしまえば、ボタン１つでPDFやExcelの帳票を作成してくれます！
〈レポトン公式サイトより参考〉
kintoneの導入時は、管理者目線から「進捗管理をしたい」という目的がありましたが、レポトン活用やスケジュール管理、メール連携などによって、実際の入力者目線でも「使いやすい」と実感することが出来ました。
レポトンを使うことで、いつ・誰が出力しても同じ帳票が作成できるようになりました。
kintoneのカスタマイズを加えた箇所や使い方については、kintoneの画面をモニターに映しながら、朝礼などで説明を行い、スタッフの方から改善点などのご意見も頂いています。
また、船井さんのコンサルタントの方とのお打合せや、kintoneチームの方とのお打合せを重ねることで、新しいアプリを作ったり、作ったものをどんどんアップデートすることが出来ています。
事務所にあった運用のご提案やサポートをしていただけるので、より使いやすくなっていくのが実感できています。
入力項目を少しずつ増やしたことで、今では多くのデータが蓄積されています。そのおかげで、お客様からのお問合せがあったらすぐに対応できるようになり、入力フェーズから活用フェーズに移行できているなと感じられました。
さらに、チームごとの進捗会議で使用しているkintoneの一覧画面も、様々な角度からの絞り込みができるので、案件の進捗確認だけでなく、「今月業務完了予定一覧」のような一覧も確認出来るようになりました。
kintoneを導入した効果と具体的な成果について教えてください。
kintoneを導入した2021年から2023年までの3年間で、事務所全体の売上は約1.5倍を達成しました。従業員も増え、事務所全体としての規模が大きくなりました。
素晴らしい成果ですね。その間にkintoneをどのように利用されていたか詳しくお伺いできますか？
はい。事務所の規模が大きくなるのと同時に、脱・属人化と分業制も進んでいきました。
具体的にkintoneで行ったことは3点あります。
一つ目は、業務マスタの利用です。 案件管理アプリと業務マスタを紐づけることで、誰が・どの業務を・いつまでに行うべきかが分かるようになりました
これまで一部の従業員に属人化していた業務を分業できるようになり、案件全体の進捗だけでなく、案件に関わる業務レベルの進捗管理も行えるようになりました。
二つ目は、業務指示アプリの利用です。
業務指示アプリでは、誰が・どのくらいのタスクを抱えているのかがすぐに確認できるようになっています。
誰かに業務を依頼したいときはレコードを登録するというシンプルなつくりなのですが、業務量を加味したうえで業務依頼が出来たり、レコードを登録することで業務依頼としているので、口頭でのやりとりで発生しがちなトラブルなどを防ぐことが出来ます。
また業務量が可視化されるため、自分が自分のTODOを登録するという使い方でも利用しています。
これを見ることで、誰かが急に休みになってしまったときも代わりに業務を行うことが出来るようになっているので、情報共有のためにも利用する頻度が高いアプリとなっています。
三つ目は、スケジュールアプリの利用です。
kintoneでスケジュールを管理する前は、別のシステムを利用していたのですが、二重登録や変更漏れなどの課題があり、kintoneでスケジュール管理を行うことにしました。
弊所ではカレンダープラスを使い、カレンダー形式で担当者と内容と項目別に色分けを行っており、案件管理アプリと連動させて利用しています。
案件管理アプリに入力したら自動的にレコードが作成され、変更があった場合も、案件管理アプリ上で情報を更新するとスケジュールアプリ側も自動で更新されるので、非常に安心して利用しています。
休みの予定や、案件に紐づかない予定は直接スケジュールの登録をしているので、毎日必ず見るアプリです。
カレンダーPlusとは？ <ラジカルブリッジ>
カレンダーPlusは、kintone上で充実したカレンダー機能を使えるプラグインです。
担当者別のカレンダーが見れたり、月表示だけではなく、週表示、日表示で見れるようになります。
詳しくは下記の記事をご覧ください。
ありがとうございます。他に成果ありがとうございます。会社の文化と一緒にkintoneも進化したことにより、圧倒的な成果につながったのですね。
ご利用されている連携システムを教えてください
レポトンの他に、メール共有オプションを利用しています。
これまでは各自がメールアドレスを持っており、個人のメーラーでのみやり取りをしていたのですが、確認しているのかどうか分からなかったり、返信漏れがあったりと課題がありました。
メール共有オプションとは？ <サイボウズ>
メールの送受信をkintone上で可能にし、メールの情報をkintoneアプリ内に保存することもできる機能です。
これまで個人管理となっていたメールが、みんなが見える場所に集まることによって、チーム対応することが可能になります。
詳しくは下記の記事をご覧ください。
そこで代表メールを作成し、メール共有オプションを利用することで全てのメールが確認できるようになりました。
さらに処理のステータスが分かるようになったことで、対応状況も把握することが出来るようになり、非常に便利になりました。
案件に紐づけたいメールは「メール管理アプリ」に飛ばして、ルックアップの機能を使って案件管理アプリと紐づけをしています。
紐づけを行うことで、案件管理アプリ上では関連レコード一覧でこれまでのメールのやりとりを確認することが出来るようになりました。
また、メールテンプレートの機能があるため、誰でも同じ内容のメールを簡単に送付できるようになり、誤字脱字もなくなりました。入社後間もない従業員でも利用が出来ています。
ありがとうございます。おすすめのプラグインなどはありますか？。
サイボウズ様の条件書式プラグインや自動採番プラグインを便利に使っています。特に条件書式プラグインは、期日などの日付が迫ってきたりすると視覚的に表現してくれるのが分かりやすく、助かっています。
TIS様のグリッドエディタプラグインも便利に使っています。会議の際に利用する一覧に利用しており、進捗やステータスを一覧上で簡単に変えることが出来るので便利です。
今後、kintoneで実現したいことを教えてください
見積・請求をkintoneで管理できるようにしたいです。今は別のシステムから入力しているので二重入力が発生しているため、kintoneに一元化出来たらなと思います。
便利に使えるようになった半面、使わなくなってしまったアプリやフィールドが残っているため、アプリを開くのに少し時間がかかってしまうことがあります。今後はアプリやフィールドの整理をしていきたいと考えています
最後に、今からデジタル・DX化を進めようとしている企業様に向けてメッセージをお願いします！
トライアンドエラーを続けてきましたが、結果としてよいものが出来ていると思います。今はkintoneなしでは業務が進まないほどです。
ぜひ利用してみてください！
まずはやってみることが一番重要だと思います。そこから、自社に合ったカスタマイズやアプリの利用方法が見つかると思います。
導入当初から活用ができた訳ではありませんが、入力をしていくことで活用ができ、活用ができた結果として便利になったということをお伝えしたいです。
どんどんやってみてほしいです！