横田司法書士事務所は、大阪府豊中市にある司法書士事務所。 豊中エリアでトップレベルの相談実績を持ち、相続手続き、生前贈与、また遺言作成のサポート等と幅広いサービスを提供している。 今回は、司法書士である代表・横田昌代先生に話を伺った。
導入事例
船井ファストシステムを
導入いただいている企業様へのインタビュー
kintoneと各種コミュニケーションシステムの連携で、事務所内の情報の集約化を実現。正しくリアルタイムな案件管理ができるようになった事例
kintone導入前の課題、導入を決めた理由を教えてください
最初はExcelを使って案件の進捗管理を行っていたのですが、案件数が増えるにつれて、全員が同じように入力し情報を共有することに課題を感じるようになりました。さらに、案件に関する指示を電話で行っていたのですが、指示内容の記録場所も定まっていなかったため、情報が散乱していました。
最終的に、自分自身もどのように指示したのかも忘れてしまい、案件の進捗状況の把握に時間がかかってしまう状況でした。IT導入補助金を申請できるということもあり、グロースクラウド(kintone)とCTIツールのカイクラの導入を行い、同時にチャットツールのChatwork、クラウドストレージツールのBoxを利用して案件管理、進捗状況の見える化を進めることにしました。
ありがとうございます。
実際にkintoneをどのように利用されていますか?
案件管理アプリで、誰がいつまでに業務をやらないといけないかというのが一覧で分かる機能があり、こちらを利用してお客様の進捗情報が一目でわかるようになりました。全員がリアルタイムで共有できるので、案件担当者が外出している時や急な休みの場合でも、案件管理アプリを見ることで、「誰が担当している案件なのか」「今どういう状況なのか」がすぐにでわかるので、 担当者が不在でも対応できるようになりました。
また、kintone導入前の入出金管理は、 担当部署に請求金額を上げたら請求金額を入れて、入金があったら入金日を記入するという作業があったのですが、 入金日や入金額を正しく入力できているのか追いきれない部分もありました。そこで担当部署とkintoneのデータを共有し、kintone上で入出金の管理まで行うことで、入出金の状況をリアルタイムで確認できるようになりました。
また、過去の案件でどういった請求書をあげていたかを確認できるようになったので、 類似の案件をいただいた際に参考にできるため、過去のデータに基づき、より明確でスピーディーに見積りをお渡しできるようになっています。
さらに、着手金と追加報酬というように一案件でも複数回の請求にまたがることが多いのですが、トータルの売り上げもデータで一覧で把握することができるようになり、数字の把握が早く正確にわかりやすくなりました。
kintoneの運用を事務所全体に定着させるにはどれくらいの期間がかかりましたか?
運用から定着までを考えると半年ほどかかったかと思います。
導入当初から進行中の案件もあったため、案件の対応と同時並行で移行作業やカスタマイズを行いました。
パソコンの作業に詳しい所員が多かったわけでもないですし、私自身もそんなに詳しいという訳ではなかったので導入時は手探り状態でしたが、徐々に弊所の業務フローに合う形に作り上げていくことができました。
kintoneの運用を事務所全体に定着させるために工夫されたことはありますか?
船井さんが個社別に開催してくれる、「DX担当者育成プログラム」という勉強会に全員で参加してkintoneの基本機能を学び、全員でkintoneでできることを理解するようにしました。また、入力漏れなどはその都度確認してなくしていきました。率先して私が使ったりする中で便利で分かりやすいと感じていたので「ここはこうしていこう」という指示を出しながら、所員の意見も取り入れつつカスタマイズを進めていくことで、定着していったと思います。
今後、kintoneで実現したいことを教えてください
商業登記の管理もしたいと思っています。例えば「役員変更登記」は、10年に1回と期間が空いたりもしますので、期限管理をすることで、お客様へ次の変更のタイミングの案内がしやすくなると考えています。
ほかにも、過去のお客様のデータを蓄積しているので、それを活用して次の提案に繋げていくことができるように利用したいと考えています。DMや公式LINEに繋げて事務所の情報発信に役立てていけたらと思っています。
最後に、今からデジタル・DX化を進めようとしている企業様に向けてメッセージをお願いします!
kintoneは事務所ごとに、事務所の使いたいようにアプリでオペレーションを組むことができるので、 元々のオペレーションにおいて課題に感じる部分があれば、船井総研さんに相談してkintoneをより使いやすくすることで情報の共有が捗り、様々な手間が省けます。仕事の効率が上がって、人材の採用が厳しい中、少ない人数で、色んな業務に素早く対応していけるようになると思います。