kintoneと連携ツールの活用で高い生産性を実現。事業開始初月から売上を計上し、導入からわずか1年で単月売上250万円・累計獲得求人数10,000件を突破した事例

弊社は以前より介護事業を展開しておりました。少子高齢化が進む中、労働人口が減少し採用難と呼ばれる時代となり、現場では「人の採用が出来ない・定着しない」という課題が常にありました。

この経験から「自分たちで採用できる力を持ちたい」と考えるようになり、人材紹介事業に参入することを決めました。

人材紹介事業に参入した当初は、顧客管理ツールとしてExcelでの管理を試みましたが、企業様や求職者様とのやり取りが複数回にわたるため、全てを正確に記録・管理するには不十分だと感じていました。

最終的な目的は「売上を上げること」ですが、その前提には「信頼される人材紹介会社になること」が不可欠だと考え、情報を大事に扱う仕組みづくりを意識するようになりました。

特に私たちが大事に考えていたのは「情報の保持性」と「流動性」の両立です。

重要な情報をわかりやすく整理し、誰でも見れる状態にすること。そして、新しい情報をどんどん蓄積し、過去からの変化や経緯を分かるようにすることを目指していました。

当時は人員リソースも少なく、正社員は私を含めた2名のみ。テレアポ担当や求人原稿作成担当は、5名ほどの在宅スタッフでした。少数精鋭で高いパフォーマンスを発揮できる組織にするためには「働く時間や場所に制限があっても、ストレスなく働ける仕組み」が欠かせないため、時短勤務や在宅勤務でも、スムーズに作業に取り掛かれる状態を作る必要があったためです。

そんな中、船井さんからのご紹介でkintoneを知り、導入を決めました。

導入の決め手は、何と言っても「カスタマイズ性の高さ」です。さらに、低コストで利用できる点や、Excelからのデータ読み込み・書き出しが簡単にできる点も弊社の業務とあっておりました。

kintoneを基幹とし連携システム等を使うことで、営業支援（SFA）・顧客管理（CRM）・マーケティング（MA）まで幅広くカバーできる点も魅力的でした。

はい。スプレッドシートや人材紹介特化型のシステムなども検討しましたが、少し物足りなかったり機能過多な印象を受けました。自社用にカスタマイズするのはkintoneがすぐれていると思いました。

あえて「ITに苦手意識のあるメンバー」を、構築の前段階から巻き込んでいました。自分事としてシステムに関わることで自然と使いこなせるようになり、結果として現場への浸透ができると考えたからです。

具体的な流れやルールとしては、下記になります。

①管理者がデータベースやkintoneの仕組みを学び、kintoneを基盤とした業務フローを構築

②メンバーにデータベースの仕組みについての勉強会を開催し、データの流れを図に落とし込んで共有

③管理者が目的からぶれないよう意識しながら、ER図を基にkintoneを構築

④管理者・メンバーで役割分担を行い、取り込み予定のデータを整形

⑤構築と並行してkintoneパワーアップ塾に参加し、全員がkintoneを活用できる文化を醸成

⑥新しいメンバーには直近の先輩がレクチャーし、アウトプットすることで理解を深める

⑦同じミスが2回続いた際にはアプリの中身や入力の仕組みを、メンバーと考えながら改善

⑧スレッドを活用し、ルールを定着

早い段階からこれらを「仕組み」として定着させたことで、在宅スタッフ中心でも迷わず業務を進められるようになりました。

数値に関してですが、事業スタート初月（2024年7月）から売上を計上することが出来ました。また直近2ヶ月は、単月250万円以上の売上を継続達成しております。

保有求人数は、事業スタートから1年で累計10,000求人を突破いたしました。

主に3点を意識していました。

一つ目は、情報基盤の整備と標準化です。

kintone導入前から意識していたことですが、事業を進めていくうちにさらに重要性を感じるようになりました。

求職者様の情報、求人情報をリアルタイムで一元管理できるようになったので、対応漏れやミス等が激減しました。

二つ目は、柔軟な働き方でも高生産性を維持することです。

前にも述べた通り、弊社は在宅スタッフが多いのですが、インターン生やパート、アルバイト、扶養内での勤務など様々な働き方のスタッフがいます。

「どこにいても、誰がやっても、同じ成果が出せる」ようにするための仕組みづくり」を行い、今では14名ほどのスタッフが在宅勤務をしています。

三つ目は、連携システムの導入で少人数営業を強化したことです。

このあと詳しくお話いたしますが、様々な連携システムを導入しております。結果として、営業活動の効率や品質が飛躍的に向上しました。

気軽に休みをとれるようになったと感じますね。スケジュールはGoogleカレンダーを利用しているので、カレンダーを見ると勤務状況がすぐに分かるようになっています。

kintoneではコメント機能を徹底的に活用しています。進捗や履歴等をコメントに残しておくことで、不在時でも他のスタッフにスムーズに引継ぎが出来るようになりました。

誰かが休んでも誰かがカバー出来る体制が整っているので、休んだ分だけ誰かに業務が一極集中するのではなく、補い合いながら働ける環境が出来ていると思います。

はい。主に4つあるので、それぞれご紹介いたします。

一つ目は「Zoho」です。

企業様や求職者様へのメール配信は「Zoho」を利用しています。

特に「Zoho Campaign」という機能を用いることで、セグメントごとにメール配信が出来たり、開封率の確認もできるので便利に利用しています。

二つ目は「ZoomPhone」です。

お電話については「ZoomPhone」を利用しています。

船井さんの「Click to Callプラグイン」というプラグインを利用すると、kintone上からワンクリックで架電ができるので、電話番号の打ち間違いもなくなり、スピード感を持った架電ができるようになりました。

「ZoomPhone」自体にも自動録音や文字起こしの機能がついているので「誰が・誰に・いつ・何を話したか」がすぐに共有され、対応品質が向上しました。録音データを後から聞いて振り返りを行うことで、トーク内容のPDCAを回せるようになり、獲得率の向上につながったと思います。

文字起こしされたデータをAIに読み込ませて、AIからフィードバックをもらうという使い方でも活用しています。とても便利な機能ですね。

三つ目は「GoogleMap」です。

GoogleMapの「マイマップ」という機能を使うことで、求職者様と求人情報の位置関係を地図上で確認しながらマッチングのご提案をすることが出来るようになりました。

例えば求職者様より「○○線沿線が希望」や、「自宅から○○分以内希望」といったリクエストをいただいた際に、GoogleMapを見ながらエリアと求人情報の検索を行えるようになりました。

四つ目は「Indeed・自社HP連携」です。

kintoneに打ち込んだ求人情報を、CSVで書き出し、Indeedや自社HPに読み込ませています。

一覧画面を切り替えることで、出力するフィールドデータを変えることが出来るので、同じアプリから複数媒体にインポートできるように一覧を作成しています。

他にも、絞り込み機能や船井さんのオリジナルプラグインの「拡張絞り込みプラグイン」を駆使してピンポイントのアタックリストを作成したり、ソート機能で架電の優先順位付けを行うことで、複数人が同時に架電をしてもアタック先が重複せず効率的に営業できるようになっています。

まず数値の目標としては、現体制で月間売上500万円を安定させ、年間1億円の売上を達成したいと考えています。

そのためにはkintoneとAIの力が必要不可欠になるため、面談記録の自動要約や求職者様対応ログの分析などにAIを活用し、さらなる業務改善を図っていきたいと思います。

また、介護事業を展開する親会社とのデータ連携や全社DXを推進し、グループ全体の成長に貢献したいです。

DXというと「難しそう」「大がかり」と思われがちですが、小規模チームでも成果を出せています。

ポイントは「属人化をなくす仕組みづくり」です。

「人材紹介は属人化しない仕組みで勝つ時代」と考えています。

最初から完璧なシステムは不要で、まずは小さく始めて、課題に合わせて拡張していく。

その積み重ねが成果に繋がります。

私自身、ゼロから立ち上げをして「初月で売上を立てて、1年で累計求人10,000件・月商250万円以上」を達成できたのは、kintoneをはじめとするDXツールをフル活用したからだと感じています。

これから取り組む皆様も、ぜひ「自社のやり方に合わせてカスタマイズする」という発想で、一歩を踏み出していただきたいです。

皆さんも一緒に頑張りましょう！