Excel・LINEからの卒業！kintoneで生産性向上とお客様対応品質の向上を実現した事例

kintone導入前、顧客情報はLINEとExcelで管理していましたが、新たな地域への式場展開や、新入社員の採用のタイミングなどで社内での情報共有に不安がありました。

LINEやExcel でもデータの検索はできますが、家族情報やプラン等の細かい情報を網羅的に把握することができず、過去のお客様情報や注文情報などの確認したい情報にすぐにアクセスしづらいと感じておりました。

そんな中、船井さんのコンサルタントにkintone（グロースクラウド）をおすすめしていただき、会社を拡大していきたいタイミングでもありましたので、これまでのデータ管理の課題を解決するためにも、kintoneの導入を決めました。

できるだけすぐ現場の方に利用してもらいました。

最初は私自身がカスタマイズを進めていて、船井さんに教えてもらいながらkintoneの勉強を行い、現場が使いやすいように意見を取り入れながら随時カスタマイズをしていきました。

従業員に直接、kintoneを導入するメリットを伝え、今後のために「とにかくkintoneに触れていくことが重要」と伝えていました。

1つめは、お客様情報や相談内容、誰がいつ対応したかの検索が スムーズにできるようになったことです。

以前はお客様の情報や葬儀のお写真をLINEに送って情報共有していましたが、kintoneを導入してからは顧客管理アプリや施行情報アプリでお客様のお名前を検索するだけで、お客様の基本情報や家族情報、

さらに、過去の施行情報等が出てくるようになり、非常に便利になりました。

2つめは、請求書などの帳票でお名前や品名の間違いが起こらなくなったことです。

顧客情報と請求情報が連携しているため転記の手間がなく、ミスが各段に減りました。

この効果は非常に大きく、間違いが起こらなくなったことで、以前まで1か所だけでも3日くらいかかっていたミスの修正や確認の手間をなくすことができました。

3つめは、各々のスマートフォンでも寺院情報、顧客情報を検索できるようになったことです。

式場や斎場 などの現場や、お客様のご自宅からスマホで情報確認することが多いのですが、PCが手元にない時もスマホから同じ情報を見ることができるのですごく助かっています。

売上・予算の対策がしやすくなりました。

これまでの売上管理は私自身で管理しているExcelと紙で行ってました。

毎月自分でまとめて打ち込んでいたので、すごく大変だったんです。

kintoneでは日々現場で入力している請求データが自動で集計されるので本当に楽になりました。

今まではExcelで集計した数値をもとに、来月以降の経営について検討していましたが、 ,

kintone導入後はリアルタイムで売上が集計されているので、今月中の売り上げを確認しながら、来月以降の経営も今月中に検討しアクションするといったように、経営判断を早く下せるようになりました。

見積書や請求書などの帳票発行にレポトンを使っています。

kintone導入後、すぐにレポトンを使いはじめたので、なるべく早い段階で

Excelでの手入力から卒業することができました。

見積者や請求書だけでなく、車両運行管理でもレポトンを使っていて、

霊柩車の運行が終わったら、車の中からスマホでkintoneに入力し、必要な時にPCから印刷することができるようになりました。

今ではなくてはならないものです。

人材育成・評価制度などにkintoneを活用していきたいと思っています。

現在の弊社の評価制度は、各々の頭の中やExcelでの管理なのでこれもkintoneに移行していきたいと考えています。

船井総研の業種コンサルと少しずつ活用を進めている最中です。

業務効率を上げることで本来すべき人間同士の業務、高品質な接客の時間を創りやすくなりました。

さらに情報共有や効率も上がったことで、社員の休みもとりやすくなりました。

kintoneなどのシステム導入は、「うちの規模には合わない、お金がかかる、今の方がいい」とずっと思ってましたが、会社を拡大してからではなく、会社を拡大するために、早めに取り組めてよかったと思います。

今やらないと！と勇気を出してよかったです。