非効率な管理体制から脱却！kintoneで実現した全案件の「見える化」と「採算性（リアライ）」に基づいた評価制度改革

以前は、社内連絡はメール、顧客や案件の進捗管理は基本的にExcelで行っていました。

事業規模の拡大に伴いデータ量が増えるにつれて、Excelの管理に限界を感じていました。

一番怖かったのは、Excelデータが壊れてしまうことですね。

特に顧客情報や面談内容などが格納されたExcelが破損すると、業務に大きな支障をきたします。

また、データが増えるほど、情報が漏れてしまうリスクも高まりました。

はい。タスクも口頭やメールで行っていたため、『誰がいつまでに何をやるか』が不明確になりがちでした。

また、社員が急に休んだり退職したりした際、過去の顧客とのやり取りがわからず、引き継ぎが困難になるという大きなリスクも抱えていました。

全ての情報を一つにまとめて管理できる仕組みが必須だと強く感じていました。

やはり、情報管理における根本的な課題を解決するため、『全ての情報を一つの場所で管理できる』システムを求めていました。

そして、導入の決め手は、代表が『今日から完全にkintoneに切り替える』とトップダウンで決断し、全社一丸となって推進したことです。

まさにその通りです。

特にタスク管理アプリを導入したところ、操作を覚えた社員からは『納期付きで一覧管理ができるので、これならできる！』とすぐにメリットを感じる声が上がりました。

さらに、導入後は担当者による複数回（2～3回）の勉強会を開催し、慣れてきた社員が教え合う社内フォロー体制を構築することで、全社員への浸透を加速させました。

 最も注力したのは、

案件の引き継ぎを困難にしていた『顧客とのやり取りの履歴』を記録する仕組みです。

私たちは独自の「顧客対応管理アプリ」を開発しました。

電話やメールだけでなく、LINEなど『残しておいた方がいい重要な連絡内容』は全てこのアプリに登録しています。

これが案件管理アプリと紐付いているので、担当者が休んでも、他の社員が案件を見れば、過去のやり取りが全てわかる状態になりました。

これで引き継ぎ時のリスクがほぼなくなりましたね。

 はい。無料相談の受付に『じぶんシリーズの受付表（kintone連携サービス）』を導入し、お客様に直接iPadでヒアリング項目を入力していただく形に変更しました。

これにより、社員の転記作業という二度手間が削減されました。

さらに、お客様の潜在的なニーズや不安を事前に把握できるようになったことで、面談時にヒアリング漏れを防ぎ、結果的に追加提案の質が格段に向上しました。

kintoneで取得したデータが、組織の根幹である人事評価と料金設計に活用され始めたことです。

まず、社員が毎日日報アプリに、『どの案件に何分間作業したか』を分単位で入力することを徹底しました。

この日報データを案件管理アプリと紐付け、案件ごと、顧客ごとにトータルの作業時間を自動で算出できるようにしました。

そして、その作業時間と売上を照らし合わせ、その案件の採算性を示す「リアライゼーション（リアライ）」を数値化。

このリアライの数値を人事評価制度（昇給・賞与）に組み込んだのです。

はい。リアライを評価に反映させたことで、全社員が『どうやったらより効率的に業務を遂行できるか』を日々考えるようになりました。

結果として、無理な受注がなくなるなど、採算性を重視した動きに社内の意識が大きく変わりました。

その通りです。

リアライのデータによって、売上の割に時間がかかる非効率な業務が明確になりました。

このデータに基づき、料金表の見直し（値上げ）にも踏み切ることができ、感覚ではないデータに基づいた経営戦略を打てるようになりました。

今後は、kintoneを新入社員の育成ツールとしてさらに活用していく予定です。

ナレッジシェアアプリの活用を推進し、『人に声をかけなくても、kintoneを見れば業務の基礎ができる』状態を目指します。

導入を検討されている皆様へ。

間違いなく、kintoneは仕事の効率化、データの管理・一元化を強力に推進してくれます。

何より、データを一元化し、それを分析に活かすことで、『感覚』ではない根拠に基づいた経営判断ができるようになります。

結果として、売上を伸ばすことにも繋がっていくと実感しています。

ぜひ導入にチャレンジしてみてください。