kintoneで見積書・発注書を連動させ、案件ごとの原価、最終粗利率を見える化したことにより、粗利率が8％向上した事例！

1つの工事にいくら原価がかかったのかわからないことや、同じリフォーム工事でも見積書の内容や金額が人によって異なるという課題がありました。
また、スプレッドシートで店舗ごとに案件管理や入金管理を行っていましたが、複数のシートで情報を管理していたため、どの案件が未入金なのかわからないことや会社全体の数値がリアルタイムで確認できないのも課題でしたね。
船井総研の担当コンサルタントからkintoneだと案件や入金の情報を一元管理できる、という話を聞き導入することにしました。

まずは営業アシスタントがメインで顧客管理アプリと案件管理アプリの入力を行うように進めました。
案件管理アプリの入力項目が来店アンケートの名前と異なる部分があったので、どの項目に何を記入するのかすぐわかるように項目名を来店アンケートと統一しました。
1か月ほどで入力に慣れてきたので、営業さんに入力方法や必ず入力してほしい項目を伝えて、入力してもらうようになりましたね。

やはり最初は入力漏れや入力忘れがありました。
都度営業さんにこの案件入力してくださいとリマインドを行ったり、しっかりと入力しているかを営業アシスタントで確認していましたね。

見積書・発注書・入金管理の入力を行い、約3か月ほどで全アプリの入力が定着したと思います。入力の方法はスプレッドシートとは異なりますが、管理している項目は同じなので入力に対する抵抗が少ないというところも大きかったと思います。
また入力する箇所の線引きを行ったのも、スムーズに入力が定着した要因の1つだと思います。
営業担当は案件管理の営業管理項目と見積書・発注書アプリの入力をしていて、それ以外の部分を営業アシスタントが入力しています。
また、営業担当にしっかりと見積書や発注書アプリの入力を行ってもらわないと入金の管理を行えないため、営業アシスタントにて正しく入力しているかの確認も行っています。

原価管理ができるようになり、粗利がしっかりと確保できる契約を行えるようになったのが一番の効果ですね。
kintoneを導入して管理を徹底したことにより、粗利率は8％も向上しました。今までは契約金額は管理していたものの、原価の管理を行っていなかったので案件終了時の粗利を正確に把握できていなかったです。
しかし、今ではまず見積書を作成する時に客出し価格と原価を入力すると、粗利と粗利率を確認でき、その粗利率が社内で設けているラインを下回っていないかが画面上で分かります。
また、無事に契約ができて、工事も完了した後に、見積り提出契約時と案件終了時の粗利のどちらも確認ができるようにしているので、もしずれている場合はどこでずれたのかをすぐに確認することができ、今後の対策を立てれるようになりました。
その他にも、どの案件でも誰がどんな見積書を提出したか一目でわかるようになったのも助かってますね。
見積りを提出した段階で、担当者が退職してしまったという案件で、依頼したいという連絡をお客様からもらった時に、すぐに対応できるようになりました。

案件管理と入金管理が一元化できるようになったことがよかったです。今までは店舗ごとのスプレッドシートに情報を反映していたので、全体の売上や件数を集計するのにかなり時間がかかっていました。
kintoneでは一覧の絞り込み機能を使用することで、店舗別や全体の売上や件数をリアルタイムに確認できるため、集計時間の大幅削減を実現できました。
また会議で数字を確認する時に入力漏れがあるとスプレッドシートの場合は同時編集を行うと画面の動きが遅くなるのでできなかったのですが、kintoneだと異なる案件は同時編集ができるのでその場で正しい数値を確認できるようになりましたね。

会議では、クロージング予定とお客様のランクで次月の売上と見込み、完工高、入金の確認を行っています。
スプレッドシートでは、都度フィルターをかけて確認していたのですが、kintoneでは条件を指定して一覧を見ることができるので数値の把握が容易になりました。また一覧の保存もできるので、会議だけでなく見たいタイミングですぐに確認できるというのも有難いです。

kintoneに登録しているデータを評価制度に導入することにしました。
kintoneでは営業担当別売上・粗利率などのデータを確認できるので、成績がいい営業担当に対して歩合を出すようにしました。
「しっかりkintoneに入力しないと評価されない」という意識を営業担当に持たせることで、kintoneの入力が活発になったと思います。

新入社員が入社した時のOJTではkintoneを用いています。その結果、OJTの日数が減りましたね。
今までは、複数のスプレッドシートを見せながら、この数値はこのシートに入力してという形で伝えていたので、どのシートにどの数値を入れるのかを頻繫に質問されることが多かったんです。
ですが、kintoneだとこの項目だけ入力してくださいという感じで簡単に教えることができますし、何を入力するのか項目名を見ればほとんどわかるので質問の回数も各段に減りましたね。

レポトンを導入するとワンクリックで見積書や発注書、契約書を作成できると聞き、導入しました。

今まで発注業務は口頭でやっていたり、発注書として残している場合でも手書きで行っていました。
しかし今は、kintoneで見積書をつくり、そのデータを元にして発注書を作成できるようになっていますので、発注書作成も簡単になりましたし、全て「データ」として残すことが出来るようになっています。
また、業者から発注に対しての「請求」があった際に、kintoneで請求があったことを入力すると、案件ごとの「原価」としてデータで紐づけられるようにしています。
この時の「請求書」についても、業者さんに作ってもらわなくても、弊社で用意したフォーマットで良ければ、一緒に作成できるようにしています。
その請求書にて弊社に請求を出してくれると、経理業務もスムーズに行くようにもなっています。
実際業者さんも請求書発行業務が楽にできると好評ですね。
kintoneにデータを入力することで、管理ができて、見積書作成や発注書作成もできて、経営データにもなり、人事評価にも利用できるという一石二鳥、三鳥にもなるのがいいですね！

今までは本社にある請求書発行システムでしか請求書を発行できなかったので、請求書発行のためだけに本社に行く必要がありました。しかし、kintoneで請求書が発行できるようになってからは、店舗でも請求書や契約書などの書類をすぐに作成できとても便利です。
また、今まではスプレッドシートと見積書を確認しながら請求書を作成していたので、見積書がどこにあるのか探したりと作成するまでにかなり時間がかかっていましたが、その手間がなくなったので工数削減にも繋がっています。

はい！会計士さんから売上や入金、出金等の質問があったときにすぐに回答できるようになりました。
今まで見積書や発注、契約は個人で管理していていたので、会社として全案件をリアルタイムで把握するというのが難しく、会計士さんからの質問に答えるために担当者に連絡をして・・・とかなり時間がかかっていました。
kintoneはクラウドサービスで、いつどこからでもデータが見れるので、今はそのような手間もなくなり、会計業務がスムーズに回るようになりました。
その他、お客様にお渡しした帳票についての問い合わせがきた時に、以前だと一度会社に戻って、お客様にお渡しした帳票と同じものを印刷した紙を見ながらではないと対応できなかったのですが、kintoneだと外出先からでも帳票を確認することができるので、お客様の問い合わせにすぐに対応することが出来ています。

取り組むまでは、私自身かなり二の足を踏んだので、踏み切れない気持ちはすごくわかります。私たちの業種で言うと、デジタルシフトをしなくても「別に今のままでも業務は回ってるし…」っていうのがあるんですよね。現状でも業務に支障があるわけではないので、緊急性とか、必要性ってイメージが付かなかったんですね。
例えば顧客管理がExcelからkintoneに代わったところで、何がよくなるの？って思っていました。
むしろそこに費用をかけるよりも、違う部分にお金を使った方が売上も上がるんじゃないかなって考えちゃいますよね。
けれど、経営者目線では「今のままでも業務は回っている」と思っていても、現場のスタッフに大きな負担がかかっていたり、情報が埋もれてしまっていることによる問題が意外と多かったことに気づきました。
「デジタルは”時間創造ツール”です！」と船井総研の担当コンサルタントに言われたことがありますが、事務スタッフだけでなく営業スタッフの事務作業も軽減することができたことで、１人あたりの売上パフォーマンスが実際に上がりました。
また、粗利率や原価管理など従来は「この部分ちょっと問題あるかも」と思いながらも、洗い出す手間が膨大すぎて手を付けられなかったのですが、kintoneの導入であらゆるデータがオープンになったことで、原因を追究して手を打つことができるようになりました。
デジタルシフトは思っていたよりもずっと売上・利益に直結すると思います。
ですから、やってみるまではイメージがつかないと思いますが、ぜひ早めに行動していただくのが良いのではないかなと思います。