kintoneで数値管理を行いダッシュボード経営を実現。導入後半年で粗利が昨対比2倍に上がった事例！

今まではスプレッドシートで数値の管理をしていて数値自体は出ていた状態だったのですが、グラフ化などがされておらず正確な分析をすることができず、理想としているダッシュボード経営ができていない状態でした。
しかしkintoneではデータを入力すればあらかじめ用意したグラフで数値や分析結果を見ることができるため導入を決めました。

‘kintoneでは主に数値の管理・請求書発行・入金管理・販促の費用対効果分析を行っています。
細かい数値の設定はまだこれからの部分もありますが、媒体別のCPA（顧客獲得単価）やCPO（新規顧客の獲得単価）の数値が正確に取れるようになったので、媒体にかける予算の見直しに役立っています。媒体別でどう集客していくかなど、営業戦略的な部分にもいい影響が出ています。
また、krewDashboardを利用しているので、色々な種類のグラフを使って複数アプリのデータを1つの画面で見れる点が良いですね。

現状、kintoneを導入してまだ半年なので、とりあえず形ができたという段階で本格的に運用し効果が出るのはこれからかなと思いますが、顧客管理などのスプレッドシートは全てkintoneに移行できているのでkintoneで全てのデータが見れて業務が完結する点も効果があったかなと思います。

また、今年1年分のデータがkintoneに蓄積されると思うので。昨年対比を見てこれからの目標設定に使えるのではと期待しています。

事務作業系では請求書や見積書の発行・入金管理の時間が短縮できています。
今までは請求書を作成する際に、Excelを確認しながら全て手入力で作成したのですが、RepotoneUを利用してkintoneに入力したデータが自動で帳票に反映されるので、内容の確認だけ行い正しければ1クリックで請求書や見積書の作成ができるようになりました。

実は弊社が本格的に営業を開始したのが昨年からで、それまでは見積り金額など提示する金額が安すぎたというか、利益が出てこないという金額だったのですが、それを知らない状態でした。例えば100万円で提示したら利益が残るだろうと思っていたけど、実際には全然残ってないという結果になっていたという形ですね。
そういった部分では正確な原価を把握し改善点を理解する、今回で言うと数字をきちんと見ながら見積りを作ったことが1番の営業利益の変化だと思います。

また営業利益以外でも、今までは船井さんの支援で初めて知る数値があったのですが、kintoneを利用してからは自分で見たいときに自由に数値の確認ができるようになり数値を見る機会も増えました。
昨年は何件集客があったかという部分しか見えていなかったのが、集客1件あたりのCPA・CPOが見えるようになり、それに応じて費用対効果や粗利対比での販売コストも見えるようになり分析の精度が間違いなく上がっています。
数値に裏付けされた成果を見ることができるからこそ、経営施策の意思決定も迷いなくできるようになっています。

意思決定を行う際にここまでの数値・情報があればできるよね、という指標があります。
その指標が経営において最も重要になるため、システムに落とし込む際の要件定義にはしっかりと時間をかけて、精度の高い数値を見れるように意識しました。

まずは1ヶ月かけて集客部分の数値を含む情報だけは見られるようにするという目標を立て実行しました。それができたら契約金額が正確に合うように・・・と最初から一気に全て入力したというよりは、段階を経て少しずつ入力を徹底していきました。ミニマムスタートで1つずつ着実に進めていった形ですね。
それができたタイミングで、スプレッドシートからは完全に卒業をしています。
入力は全員で行っていたのですが、田中さんが中心となって進めてくれていました。

完全にkintoneに移行できるまでは約2ヶ月かかりました。入力には慣れも必要になってくるので、とにかくkintoneに正確に入力することを意識していました。ほかの業務を計算して事前に行い、毎日ちょっとでもkintoneを見る時間を作っていましたね。

また、弊社では現在入力は全て事務担当が行っているのですが、毎朝30分営業担当とミーティングを行いその場で正確な数値を入力できるようにしています。
報告が無いと見積書・請求書の作成もできないので、営業担当に「必ず伝えてください」という周知も行っています。

入力も事務のプロである事務担当にお任せすることで、正確な数値をほぼリアルタイムで見れるようになると思っています。分業体制というほどでもないですが、営業担当は営業を、事務担当は事務作業を、その道のプロが行うようにしています。

最優先で実現したいことは、100%絶対に信頼できる数値をkintoneで見れるようにすることです。
そのために見積りデータに販促費を入れて、媒体別の費用・CPA・CPOの数値を正確にすることで、見積書を作成する時に宣伝費を含んだ金額で作成できる形になると思います。
また、粗利も見積りベースで見えるようにしたいと思っています。一部の見積りではすでに取り組んでいるのですが、粗利を出すことでシビアに数値と向き合うようになり少しずつですが粗利に変化がありました。

昨年は原価の6割が職人にかかる費用だったので、それを5割に抑えるという話だったのですが、そこからもう1歩進んで5万円単価を上げないと利益が出ないよね、という精度の高い話ができるようになりました。
今年ですでに受注粗利が43.4%ほど出ているので、利益が出る体質に変わっている今こそ数値をより正確に見るという点に重点を置きたいと思っています。
あとはkrewDataも導入したので、目標対比を出して予実対比も徹底的に見ていきたいですね。

建設業界だと20〜25％くらい、元請けの塗装企業だと30%くらいですね。

絶対に信頼できる数値が出ると、より意思決定を行いやすくなりますし、評価やインセンティブの金額にもつなげています。

あとは、今後は業務の漏れがないようにするために業務管理表を作成し、自動リマインド機能を使って納期が近づいたら担当者にリマインドをする、ということもやっていきたいと思っています。
業務の漏れはそのままクレームに繋がってしまうことがあるので、クレーム発生数を減らし効率的に業務ができるようにしたいと考えています。

弊社もまた途中段階でkintoneの良さをこれからもっと知っていきたいというところがありますが、新しいシステムは使ってみないといいものかどうかが分からないので、まずは何事もやってみる事がいいと思います。
そして困難があってもkintoneが悪いと捉えずに、どのように運用をしたらkintoneに活かせるかという考え方をするといいと思います。より価値のあるシステムに変えていくのも、自分たちの考え方や動き方次第だと思っています。
まずは悩んでいるならやってみるのが1番ですね。

‘最初はスプレッドシートに慣れていたので、正直見にくかったり入力しづらかったりという気持ちもあったのですが、社長の言う通りやってみないと分からないので、最初から否定せずまずはやってみるということが大事だと思います。