脱・ホワイトボード！導入からわずか1年で、売上昨対150%・1ヶ月あたりの残業時間が15時間削減達成された事例

レンタカー事業自体が2022年10月に新規事業として立ち上がったのですが、立ち上げ当初はなるべくコストをかけずに管理できる方法を探していました。

そのため現場での予約管理・車両管理などをホワイトボードで行い、KPI管理や売上などは複数のスプレッドシートで管理をしていました。

立ち上げ当初はこの方法でどうにか管理できていたのですが、予約情報は手書き、予約種別をマグネットで管理していたので、ホワイトボードが消えてしまったりマグネットが落ちてしまうと、どのお客様の情報だったのかが分からなくなってしまうこともあったので、毎晩このホワイトボードの写真を撮ってから帰ることが日課でした。

また、会議などがある際にはすべてのデータをかき集めて集計するという作業が発生していました。ホワイトボード、複数のスプレッドシート、そして基幹システムからの情報を集約する必要があったので、どうしても時間がかかっていましたね。

事業開始から約1年が経過したころ、レンタカーの保有台数が100台を超えました。保有台数が増えることで、もちろん事業の成長も感じている一方、ホワイトボードは3枚に増え、種別を判別するためのマグネットを作る作業も行っていました。管理が曖昧になっていたので、情報の通達が漏れてしまったり、車の引取ができなかったりと課題がたくさん出てくるようになったので、上司に掛け合いシステムの導入を検討することとなりました。

意識した点は大きく三点ありました。一つ目は、自社の既存のシステムと重複しない使い方ができること。二つ目は、分からないときにすぐに質問ができる担当者がいること。そして三つ目は、導入のサポートが充実していることでした。

自分自身、他にもレンタカー特化型システムも複数検討していたのですが、どれも機能過多であったり、自社用にカスタマイズができないものであることが多く悩んでいたところ、上司から船井さんのkintoneを紹介され、導入に至りました。

まず、これまでの管理方法が残っているとなかなか進みにくい部分もありますので、kintoneの契約から約1ヶ月ほどで思い切ってホワイトボードを捨てました。現場メンバーもさすがに驚いていましたが、kintoneを触らないと業務が回らないという状況を作りました。

kintoneでカスタマイズしたい部分はまだまだたくさんありましたが、最低限の予約管理はできる状況だったので、まずは使ってみて、慣れていく必要があると思いました。

そして毎週、社内でkintone会議を行い、そこで出てきた課題や疑問をまとめて、月に1度の船井さんとのWebミーティングで相談するようにしていました。

現場からの意見は忘れないように、kintoneのスレッドにまとめるようにしていました。

また、私だけでなく現場メンバーも船井さんの導入プログラムに含まれている「DX担当者育成プログラム」を受講しました。

このプログラムでは、kintoneのカスタマイズの基礎を学ぶことができるので、現場メンバーにもカスタマイズ方法を理解してもらい、軽微な修正はすぐに対応できるようになりました。

売上は昨対150%増加し、保有台数も150台を超えました。

そして一人当たりの残業時間を15時間削減することが出来ました。

端的にいうと「生産性が圧倒的に向上したから」だと思います。新規事業立ち上げの際はやらなければいけないことが多いため、どうしても時間が足りない状況でした。

時間は止まってくれませんが業務量は増えていくので、残業もせざるを得ませんでした。

KPIなどの数値関連では、kintoneの予約管理アプリ・車両管理アプリに日々データを入力することで、リアルタイムに表示されるようになったので、導入前に行っていた様々なシステムからデータを集約して分析するという時間が丸っとなくなりました。

これまで集計や分析にかけていたその時間を、営業であったり、事業の将来性を考える時間に充てることができたので、事業の「攻め」を考える時間ができました。

新規事業立ち上げは他の業務と兼任していることが多いので、時間配分が難しく、資料作成などの作業はどうしても営業時間外になってしまっていました。

ですがkintoneでは簡単にグラフやクロス集計表などが作れるため、予約のルート別の売上や、車両クラス別の売上などが簡単に見れるようになり、会議の場などで多方向からの分析を求められてもその場ですぐに対応することが出来るようになったので、今まで資料作成などに充てていた作業時間が10分の1程度まで短縮できたと思います。

さらに、いつも見るグラフや数値はスレッドにまとめているのでワンクリックで見れるようになりました。

はい。反響管理アプリを作成しました。我々は、1週間・1ヶ月・それ以上にわたって車をお貸しする「長期貸しのレンタカー」という少し珍しい業態ですが、メインターゲットが決まっているので、そこに対してきちんとアプローチができて、反響が来ているのかを分析したいと思い、反響管理アプリを作成しました。

入力ルールは非常に簡単で、電話が来たら反響管理アプリを開いて入力するだけなのですが、成約になると一覧上で緑の背景・太文字になるように設定をしているので、ぱっと見ただけですぐに状況が分かるようになっています。

これまでは「入電カード」という紙での管理だったのですが、入電カードからも完全に卒業できました。今はkintoneを見れば何でもわかるという状況になりました。

社内の意識が大きく変わりました。ホワイトボード3枚を捨てた代わりに、50インチほどの大きなモニターを購入し、いつでも予約状況が見えるようにしました。

まずは視覚的な変化からでしたが、他の店舗の社員や役員、社長にも「レンタカー事業部がkintoneをうまく使いこなしている」ということが広まり、より意識が上向いたと思います。

さらにメンバーからもkintoneのアイデアが活発に出てくるようになり、ブラッシュアップしている実感もあります。

まだまだ業務効率化ができると思っているので、日々改善を続けて生産性を上げていきたいです。他の部署にもkintoneを展開できると思っているので、会社全体に広めていきたいと考えています。

グロースクラウドに出会えてよかったです。DXは、誰かが熱量をもって本気で取り組まなければなかなか進めることが難しいと思いますが、その手段としkintoneを使うということが結果として非常に有効的だったと感じます。

これから導入を検討されている会社様も、ぜひグロースクラウドを導入して、一緒にDXを頑張っていきましょう！