kintoneをもっと便利に！メール共有オプションでチームの力を最大限に引き出そう！

2024年の10月にリリースされた「メール共有オプション」、弊社のお客様からも問い合わせをいただく機会が増えてきましたので、メール共有オプション機能を徹底解説させていただきます！

・あれ？あの問い合わせのメール、誰が対応したっけ？

・重要なメールが、担当者の個人のメールに届く。担当者が見落としてしまって対応が遅れてしまって、お客様からクレームになった。

・担当者が休みの日にお客様から連絡。メールの内容への質問だがメールの内容が分からず対応できない。

メール共有オプションは上記のような課題を解決してくれる機能です。

メール共有オプションってどんな機能？

簡単に言うと、メールの送受信をkintone上で可能にし、メールの情報をkintoneアプリ内に保存することもできる機能です。
これまで個人管理となっていたメールが、みんなが見える場所に集まることによって、チーム対応することが可能になります。主な機能を紹介しますね！

機能①kintone上でメールが見れる

メール共有オプションに届くように設定したメールアドレスに届いたメールや、そこから送信したメールを、
kintoneのメール共有オプション上で見ることができます。

kintoneの画面から1リックするだけでメールが見れます！

機能②メールアドレスに紐づく送受信履歴がkintoneのアプリ上で見れる

kintoneでメ―ルアドレスを入力するアプリがある場合、このアプリに「メール履歴表示」プラグインでメール履歴を表示させることができます。

機能③kintone上でメールを作成できる

履歴を表示させるだけではなく、メールの新規作成も可能です。メールアドレスが入っているアプリに、「メール作成」プラグインを入れて設定すれば、【新規メール作成】のボタンが出てきます。

このボタンをクリックすると、メール共有オプションのメール作成画面に遷移し、件名と本文を記載して送信することができます。

また、あらかじめ「メールのテンプレート」を作っておくことで、テンプレートからメールを作成することも可能です。

テンプレートを利用する場合、kintoneに入っているデータをメール本文に入れることができます。

テンプレートを使った新規メール作成の流れはこちらです。

テンプレートを使うことでメールを書く時間が短縮できますし、担当者によるバラつきも無くせそうですね！

機能④１クリックでメールの転記ができる

kintone内で問い合わせ管理をしている場合、
ホームページから来た問い合わせについてはメールを見ながらアプリに転記していると思います。
この転記が、メール共有オプションを使うと、メール記載の受信日時、件名、差出人のメールアドレス、宛先（To）、cc、本文、添付ファイル等を1クリックでアプリに転記することができます。

メールを転記させた場合、メール共有オプションの画面からアプリのレコードへのリンクが自動で入るので、すぐにレコードを確認することができます。

また、返信もすぐに出来ます。
返信内容を記入した後に【返信メールを作成】ボタンをクリックすると、メールを送付することができます。

※返信内容を記入しなくても返信メール作成はできますが、
　レコード内に返信内容を記入することで、どのような返信をしたのかアプリ上で確認できます。

機能⑤件名ごとにメールをまとめて見ることができる

上記のようにメール共有オプションからメールを転記した場合、
転記後以降のメールのやり取りをkintoneアプリ内でスレッド表示させることができ、
受信したメール、送信したメールを1クリックで確認することができます。

最後に

いかがでしょうか？
kintone連携する部分の機能をご紹介させていただきましたが、メール共有オプション単体の機能も非常に充実しています！

届いたメールを特定のフォルダに自動で振り分けしたり、
特定の宛先やキーワードが入った場合、担当者を自動で振り分けたり、自動返信メールを送ったりする機能もあったり・・・
複数人で顧客対応や問い合わせ対応を行う際に必要な機能が網羅されています。

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『メール共有オプションを利用してみたいが、自社のニーズに合っているか相談したい！』
『導入しようとしているが、設定で躓いてしまっている・・・』という方、
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