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じぶんページの設定をしてみよう!~通知メールの共通設定~

公開日:2022年07月04日
かなやん

おはようございます!こんにちは!こんばんは!かなやんです!

船井総合研究所で、船井ファストシステムというサービスのカスタマーサクセスを行っています。「こんな使い方もあるんだ!」とわくわくするようなkintone連携システムやプラグインの紹介、設定方法をこちらのサイトで発信しております。
他の記事にもぜひ目を通していただきたいです!

かなやん

今回はじぶんページの設定方法~メール設定・通知~についてご紹介します!
3回に渡り設定方法をお届けしてきましたが、いよいよこれがラストとなります!!

改めてですが、じぶんページについて紹介しますね!

じぶんページとは

お客様や協力会社様など一定期間同じ方と連絡を取る時に、進捗状況の連絡や案件の変更内容の確認を郵送・メール・電話にてやり取りをしていませんか?
kintoneにデータを入力して、別の連絡手段にて共有するのは二度手間になり面倒くさいですよね。

そんなお悩みを解決するのが、じぶんページです!

kintoneに登録のあるデータをじぶんページを介して閲覧・編集することができます。
また、ログインユーザー毎にデータを出し分けることができるため、特定のデータのみ共有することができます
他にもレコード追加・削除もできますので、協力会社様が直接じぶんページにてレコードを追加する事ができます。

じぶんページの詳しい内容についてはソニックガーデン様のHP、もしくは下記の記事をご覧ください!

前回は、標準機能と高度な設定について紹介しました。今回はメール設定・通知について紹介します!
標準機能と高度な設定について知りたい!という方はぜひ下記の記事を参照ください。

通知メールの共通設定

じぶんページに新規レコード作成した時やコメントを送信した時、共有先の相手にメール通知が届けば便利なのに!と思ったことはございませんか?
メール通知の設定をしていただくことで、レコード作成時とコメント送信時に通知をとばすことができます!
ただいきなり通知の設定・・・というわけではなく、事前準備が必要になります。

前回『じぶんページの設定をしてみよう!~高度な設定~』にて、メール通知を行うにはWebhookを利用するとお伝えしました。
そのため、今回は「通知メールの共通設定(Webhookの設定)」を一緒に行いましょう!

通知メールの共通設定を表示

じぶんページのアプリの設定をクリックすると下記画面が表示されますので、「通知メールの共通設定」をクリックします。

クリックして、以下の画面が表示されていればOKです!

自動通知メールの設定

最初に自動通知メールの設定を行いましょう。

  • 送信先メールアドレス
    利用者が通知メールに対して返信するときの、宛先メールアドレスになります。
    自社のメールアドレスを入力してください!
    個人のメールアドレスではなく、問い合わせ用の代表メールアドレスなど複数人で管理しているメールアドレスがおすすめです。
  • 送信元の名前
    通知メールの送信元の名前になります。
    自社の会社名やアプリ名などを入力してください!

入力後は「保存する」をクリックし、WebhookURLをコピーしておきます。(後の設定で利用します)

kintoneにてWebhook追加

自動通知メールの設定の前に、kintoneとWebhookの連携設定を行います。
kintoneにログインした状態で、青文字の「kintoneアプリのWebhook設定画面」をクリックします。そして、左上の「+追加する」をクリックしてください。

  • 説明
    どのアプリ、どのシステムと連携しているかわかりやすい文言を記載するのがおすすめです。
    例:案件管理アプリと連携の場合は「じぶんページ(案件管理)」
  • Webhook URL
    じぶんページの共通設定画面に記載のあるURLを入力します。(先ほどコピーしたURLを貼り付けます)
  • 通知を送信する条件
    「レコードの追加」・「コメントの書き込み」にチェックをいれてください。
Webhookの追加画面

入力が完了したら、右下の「保存」ボタンをクリックしてください。

このように表示されていれば、Webhookの設定は完了です!

Webhookの設定を保存し、アプリを更新します

最後に左下の「アプリの設定に戻る」をクリックし、「アプリを更新」をして設定完了です!
「アプリを更新」は忘れやすいので、必ず更新することを心掛けましょう!

入力が完了したら、「保存する」のクリックをしてください!

最後に

これにてじぶんページの設定は以上になります!!!お疲れ様でした。
設定が多くて難しそうと思われたかもしれませんが、必要な箇所のみ設定いただければ大丈夫です!
じぶんページのメール通知機能を利用して、他社様やお客様との連絡の効率化を図ってみてください!

じぶんページはユーザー数2名までトライアルが可能ですので、ご興味ありましたら試してみてください。設定方法や購入シリーズについて悩まれた際は、お気軽にお問い合わせくださいませ!

毎月開催しているファストシステムDaysでは、じぶんシリーズの勉強会も行っております!
じぶんページの設定を実際に体験していただけるため、導入検討中の方にも、導入後に設定を学びたい方にもおすすめです!
ご興味ありましたら、是非ご参加くださいませ。お申し込みお待ちしております。